Vertrauen steigern

Die 3+1 Verhaltensprinzipien von Ebene 6 führen direkt zu einer hohen Zuverlässigkeit. Diese Zuverlässigkeit führt wiederum schnell dazu, dass Vertrauen entsteht. Vertrauen vereinfacht fast alles.

Vertrauen aufbauen

  • Die vier Verhaltensprinzipien (Ebene 6) führen direkt zu einer Verbesserung der Zuverlässigkeit.
  • Die Zuverlässigkeit führt schnell zu einer Erhöhung des Vertrauens.
  • Ein hoher Vertrauenslevel ist der Schlüssel, um Kommunikationsaufwand zu reduzieren.
  • Eine der drei Hauptaufgaben des Projektmanagers ist es daher den Prozess "Vertrauen steigern" zu managen.

Bei einem hohen Vertrauenslevel kann vieles im Projektmanagement vereinfacht werden:

  • Spezifikation reduziert sich auf das Notwendigste. Im Zweifelsfall fragt der Auftragnehmer schnell nach.
  • Meetings werden kleiner und konkreter.
  • Protokolle reduzieren sich auf Wer kümmert sich um welche Teilaufgabe.
  • Change-Management wird einfacher. Weg von einer Absicherung - hin zu einem gemeinsamen Check, wie die Projektziele besser erreicht werden können.
  • Risiko-Management kann sich auf große Risiken konzentrieren, die das Team überfordern würden.
  • Jour-Fixe werden komplett überflüssig.
  • Das Controlling, Statusreports und Überplanung werden mit der Zeit weniger.
  • Schuldzuweisungen verschwinden.

Die Folge ist, dass die Kommunikationsmenge sich verringert und speziell der Projektmanager mehr Zeit für das Wesentliche zur Verfügung hat:

  • Auftrag und offen Punkte klären (Ebene 2)
  • Projekt strukturieren (Ebene 3)
  • Verhalten verbessern (Ebene 6)

Die Aufgabe das Verhalten im Team zu verbessern und damit den Vertrauenslevel zu steigern wird zu einer der wichtigen Hauptaufgaben des Projektmanagers. Es ist damit einer der drei Elementarprozesse im High-Speed Projektmanagement "#1 Verhalten verbessern".

Der Prozess "#1 Verhalten verbessern" lässt sich in wenigen Worten folgendermaßen umreißen:

  1. Der Projektmanager vereinbart mit jedem neuen Teammitglied die 3+1 Verhaltensprinzipien (Ebene 6). Dies geschieht am einfachsten im Kick-Off des Projektes - muss aber für jedes neu hinzukommende Teammitglied im Einzelfall wiederholt werden.
  2. Je nach gefühltem Vertrauenslevel erhält das Teammitglied mehr oder weniger große Arbeitspakete. Je geringer der Vertrauenslevel desto kleiner die Arbeitspakete um schneller Ergebnisse und damit Möglichkeit für Feedback zu erzeugen (und auch das Risiko zu minimieren).
  3. Bei jedem erbrachten Arbeitspaket ist die Einhaltung der Verhaltensprinzipien und damit Qualität zu prüfen. Bei einem guten Ergebnis erfolgt umgehendes herzliches persönliches Lob vom Projektmanager. Der Vertrauenslevel steigt und die Arbeitspakete werden schnell größer.
  4. Bei einem schlechten Ergebnis gibt es unterschiedliche Reaktionen:
    (a) beim ersten Mal - umgehendes (auch herzliche) persönliche Kritik vom Projektmanager und Erinnerung an die vereinbarten Verhaltensprinzipien. Der Vertrauenslevel sinkt und die Arbeitspakete werden wieder kleiner.
    (b) beim zweiten Mal - umgehendes Kritikgespräch unter Beisein des Vorgesetzten.
    (c) beim dritten Mal - wird die Verantwortung für das Arbeitspaket an den Vorgesetzten übertragen. In Folge obliegt es ihm verantwortliche und zuverlässige Teammitglieder zu entwickeln.

Vor allem die Feedbackgespräche bringen ein Team vorwärts und lassen den Vertrauenslevel steigen. Es handelt sich hierbei um eine positive Mitkopplung:

Feedbackgespräch - Verhalten verbessert sich - Vertrauen steigt Kommunikationsaufwand (vor allem beim Projektmanager sinkt) - Projektmanager hat mehr Zeit für das Wesentliche - Projektmanager kann Feedbackgespräche führen u.s.w.

Typischerweise werden Feedbackgespräche (vor allem Lob) auch von den anderen Teammitgliedern wahrgenommen und sie stellen sich sehr schnell selbst auf die neuen Verhaltensprinzipien ein. Wenn die neuen Verhaltensprinzipien etabliert sind bleiben diese auch über lange Zeit erhalten und werden auch automatisch von neuen Teammitgliedern eingefordert.