Arbeitspakete optimal strukturieren

Die nächste Optimierung betrifft die Strukturierung des Projektes und der Arbeitspakete selbst.

Oft werden die Arbeitspakete nach Teams oder Organisationseinheiten strukturiert. Damit entsprechen die Verantwortlichkeiten den Führungsstrukturen, was das Management scheinbar vereinfacht. Es entstehen aber Strukturen mit vielen Beteiligten, mit vielen Verantwortlichkeiten, mit vielen Schnittstellen und entsprechend viele Kommunikationswege aufweisen. In Folge steigen die Latenzzeiten und der Kommunikationsaufwand (vor allem beim Projektmanager).

Projekt strukturieren

  • Arbeitspakete müssen, über Organisationsgrenzen hinweg, so strukturiert werden, so dass möglichst wenig Abstimmung untereinander notwendig ist.
  • Arbeitspakete auf der obersten Ebene werden maximal groß geschnitten und fraktal weiter verfeinert.
  • Hieraus ergibt sich im Folgenden ein weitere der drei Hauptaufgaben des Projektmanagers "Arbeitspakete verarbeiten".

Des weiteren werden Arbeitspakete typischerweise so detailliert wie möglich erfasst und geplant. Es ist viel Kommunikation zum erstellen und nachhalten der Arbeitspakete notwendig. Diese Detailtiefe ist aber nur im Engpassteam wirklich notwendig. Die Folge unnötiger Kommunikationsaufwand.

In High-Speed Projekten gilt daher, dass Arbeitspakete folgendermaßen strukturiert werden:

  • So wenig Arbeitspakete wie möglich - so viele wie notwendig.
  • Ein Teammitglied eindeutig verantwortlich ist.
  • Möglichst wenige und wenn dann schlanke Schnittstellen (Abhängigkeiten) zwischen den Arbeitspaketen.
  • Detailtiefe so gering wie möglich und wenn dann nur im Engpass.

Das Ziel ist hierbei auf oberster Ebene nur wenige Arbeitspakete mit eindeutigen Verantwortlichkeiten zu definieren.

  • Der Fokus liegt auf dem Management innerhalb des Arbeitspaketes und wird durch den Verantwortlichen getrieben.
  • Die Übersichtlichkeit des Projektes nimmt zu die Kommunikationsmenge nimmt ab - speziell beim Projektmanager.
  • Der Verwaltungsaufwand aufgrund von Planungsänderungen nimmt deutlich ab.

Auf Basis der Verhaltensprinzipien (#1 Sofort-Prinzip, #2 Direkt-Prinzip und #3 Vertragsprinzip) kann der Projektmanager die weitere Strukturierung, Konzeption, Ausführung, Qualitätssicherung und Integration der Ergebnisse vollständig an den Arbeitspaketverantwortlichen delegieren. Dies ist der Elementarprozess "#2 Arbeitspakete verarbeiten".

Der übergeordnete Projektmanager wird nur benötigt, wenn es zu Problemen, Unklarheiten oder Konflikten innerhalb oder zwischen zwei Arbeitspaketen kommt. Er kann sich aber darauf verlassen, dass diese offenen Punkte an ihn herangetragen werden. Seine Aufgabe konzentriert sich darauf diese offenen Punkte schnell zu klären.