Eskalationen schnell lösen

In jedem Projekt entstehen offene Punkte. Dies beginnt mit der Auftrags- und Arbeitspaketklärung, geht über Chang-Requests bis zu eingetretene Risiken oder auftretenden Problemen. Jeder offene Punkt birgt ein potentielles Risiko, je länger er ungeklärt bleibt desto höher der Folgeaufwand und die damit verbunden Latenzzeiten. Ein wichtiges Element des High-Speed-Projektmanagements ist es daher schnell auf solche Ereignisse zu reagieren und diese aufzulösen.

schnell eskalieren

  • Offene Punkte entstehen aus dem Prozess "Vertrauen steigern" und "Arbeitspakete verarbeiten".
  • Je länger Punkte offen sind desto teurer deren Beseitigung.
  • Offene Punkte bilden ein Arbeitsvorrat und müssen täglich neu vom Projektmanager priorisiert werden.
  • Eine der drei Hauptaufgaben des Projektmanagers ist es daher den Prozess "Klarheit schaffen" zu managen.

Im High-Speed Projektmanagement werden zugunsten der Geschwindigkeit bestimmte Klärungen initial nicht vollständig durchgeführt. Es besteht daher ein erhöhter Bedarf offene Punkte schnellst möglich zu klären die Klärung der offenen Punkte zu treiben ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagers:

  • der Projektmanager sorgt für Klarheit,
  • Klarheit ist der Schlüssel zu wertschöpfender Projektarbeit,
  • wertschöpfende Arbeit ist motivierende Arbeit,
  • ein Projekt ist vollständig geklärt, wenn es fertig ist,
  • es entstehen ständig neue offene Punkte.

Die "schnelle Eskalation" ist ein positives Ereignis - sie bringt ein Projekt vorwärts:

  • Jede Eskalation eines offenen Punktes ist die Chance das Projekt neu auszurichten.
  • Ein Eskalation ist gut wenn sie schnell läuft und gilt erst als erfolgreich wenn sie ein Ergebnis hat.

Damit ist der dritte Elementarprozess "#3 Klarheit schaffen" definiert:

Der Projektmanager sammelt bei ihm eingehenden Eskalationen. Bringt sie täglich in die richtige Reihenfolge (gemäß ihrer Auswirkung auf das Projekt und zeitlichen Brisanz) und kümmert sich mit jeder ihm zur Verfügung stehenden Energie um deren Klärung.

Bewährt haben sich folgende zwei Vereinbarungen:

  • Bei Problemen auf kritischen Kette. Die Eskalation muss innerhalb eines Arbeitstages bei der obersten Führungskraft des Bereichs vorliegen (Geschäftsführung, Vorstand).
  • 24h-Garantie des Auftraggebers. Der Auftraggeber "garantiert" innerhalb 24h liegt zu jeder offenen Frage zum Projektauftrag eine Antwort vor.

Es ist erstaunlich zu sehen, welche Beschleunigung in einem Projekt möglich ist, wenn offene Punkte unverzüglich geklärt werden. Der Folgeaufwand zur Nacharbeit von offenen Punkten ist erheblich und wird durch eine "schnelle Eskalation" deutlich reduziert.